Pour l'histoire, deux versions majeures de ce programme se sont succédées. La première est la version DOS, la seconde présente la version
Windows, moderne, entièrement remaniée pour cet environnement en tirant parti de
toutes ses fonctionnalités.
Version DOS
GCF - version DOS
Ce programme était un outil complet de gestion d'un Centre de formation sous
DOS qui a "tourné" durant 12 ans !). Il a été repensé, recodé
entièrement, et ses données reprises dans la version suivante, sous
Windows.
Version Windows
La version pour Windows a été réalisée à la fin de
1999, elle continue d'évoluer depuis. (Développement arrêté
en 2003)
De façon ergonomique et efficace, ce programme gère les élèves/étudiants à partir
du premier contact téléphonique (prospect) jusqu'à leur sortie du centre
(diplômé). Il permet :
de définir des diplômes ; de définir des années ; d'organiser des sessions ; de définir les filières et matières ; d'y associer des professeurs ; de créer des groupes d'élèves ; d'élaborer et d'imprimer les plannings (globaux et partiels) de créer,
modifier, supprimer des cours ; d'imprimer des feuilles d'appels
(ou feuilles de présence) ; d'imprimer des attestations de présence après saisie des absences ; de réaliser des factures pour les élèves, les organismes de paiement ou les
employeurs ; de consentir des avoirs, d'enregistrer
les règlements ; de générer les courriers de rappels adaptés ; de réaliser des relevés d'honoraires pour les intervenants, professeurs ou non ; de générer pour un programme de comptabilité
externe (SAGE) les lignes d'écritures ;
de calculer les élèves reçus en fonction d'un pourcentage requis, d'une note mini, de
notes éliminatoires, de gérer des modules de rattrapage qui peuvent être
passés sur
plusieurs années, ... ; d'imprimer des résultats d'examens avec graphiques et moyennes ; d'imprimer un récapitulatif de l'année ou du cursus de l'élève/étudiant ; ...
Nous vous présentons rapidement ces deux modules à travers
les écrans ci-dessous.
Un petit programme, le Lanceur, permet de
passer très rapidement d'un module à l'autre. L'intérêt de disposer de deux
modules est de pouvoir consulter la même information de deux façons
différentes... en même temps.
Si ce programme est une évolution du précédent (version DOS) : il en garde toutes les fonctionnalités
et possibilités et les repousse beaucoup plus loin.
Il est divisé en deux modules accédant aux même données afin de donner
de la souplesse dans l'utilisation et la consultation :
Gestion du diplôme et des
élèves en général (FormGest) ;
Planning (FormPlan).
Ergonomie et efficacité sont les maîtres mots de ce progiciel :
Bulles d'aides,
messages explicites et barres d'outils
(icônes) ;
contrôle de saisie avec repositionnement du curseur dans la zone de
saisie ;
contrôle de
cohérence des données saisies ;
arborescences utilisées pour visualiser les données en structure et en
détail ;
conservation de toutes les habitudes des
utilisateurs de Windows.
Fonctions
listées rapidement
de définir des paramètres par défaut utilisés lors de création
(diplômes, années, filières, matières) ;
de définir des diplômes (moyenne d'admission, nombre de notes sous la
note minimum) ; de définir des années ; d'organiser des sessions (dates, moyenne d'admission) ; de définir les filières et matières (coefficient, note éliminatoire,
professeur par défaut, ...) ; d'y associer des professeurs (avec catégories : responsable, ) ; d'élaborer et d'imprimer les plannings (globaux et partiels) pour les élèves,
professeurs, pour le centre, pour un lieu de cours, ... de créer, modifier,
supprimer des cours (couleurs paramétrables - légendes) ;
de créer des fiches de prospects (futurs élèves ?), de saisir toutes
les informations de leur fiche d'inscription ;
de les inscrire à une session (de travail ou définitive) ;
de les réaffecter à une autre session, même après le début des
cours et la facturation si l'élève n'a pas eu d'absences et que les
factures n'ont pas été intégrées en comptabilité ; de créer des groupes d'élèves (autant que nécessaire) en mode
automatique ou non ; d'imprimer le trombinoscope avec la numérisation de la photographie de
l'élève/étudiant ; d'imprimer des feuilles d'appels ; d'imprimer des attestations de présence après saisie des absences ;
de définir et facturer les droits d'inscription, d'imprimer des factures
acquittées ou non, d'enregistrer les règlements, de gérer les rappels ; de réaliser un export vers le programme de facturation (Gestion
commerciale SAGE) ; de générer tous les courriers nécessaires via Microsoft Word ou un
autre traitement de texte capable de faire du publipostage, et de garder
trace des
envois dans un journal ; de réaliser des relevés d'honoraires pour les intervenants, professeurs ou non ;
de saisir autant de notes pour une matière que désirées grâce au type
d'examen concerné ; de calculer les élèves reçus, pour un type d'examen, en fonction de
moyennes d'admission, de coefficients et/ou de
notes éliminatoires, de gérer des unités de valeur qui peuvent être étalées sur
plusieurs années, ... ; de saisir les notes des examens finaux et réaliser des
résultats
d'examens avec graphiques et moyennes (et de les imprimer) ; de consulter et d'imprimer un récapitulatif de l'année ou du cursus de l'élève/étudiant ;
d'imprimer des listes ou de gérer des exports totalement paramétrables
(fusion Microsoft Word). Ces exports peuvent servir à d'autres applications
; de gérer des contacts (fournisseurs et autres intervenants) ; de gérer des ressources pour un
cours ;
...
Avantages
Grande flexibilité : facturation et notes non obligatoires. Adaptez son
mode de fonctionnement ;
produit disponible en version monoposte ou réseau (Novell 3.x, 4.x, 5.x,
Windows NT , Windows 2000) ;
grande sécurité (sauvegarde intégrée) ;
ouverture sur l'extérieur avec email et export de données
;
prix attractif.
Support client :
Liste de diffusion entre utilisateurs (support et astuces entre vous) :
de définir des diplômes ;
